在一場會議活動開始之前，確定最后與會的人數(shù)是一件很重要的是，而會務(wù)策劃公司最后得到的數(shù)據(jù)就是主辦方計算到場率的重要依據(jù)。因此，在做策劃方案中，怎么報到、簽到，誰負(fù)責(zé)簽到這些工作都要安排的十分詳盡。

    報到一般要求與會者本人持邀請函或者與會通知親自到場報道。為了醒目，一般在報到處周圍設(shè)立引導(dǎo)牌，注明報到位置。秘書人員應(yīng)在與會者到達(dá)報到地點(diǎn)時熱情禮貌地接待，向報到者表示歡迎。在證實報到人員身份后，將預(yù)先準(zhǔn)備好的文件袋(里面有文件、證件、餐券、住宿房間號碼、文具等)發(fā)給報到人員。必要時，引導(dǎo)與會者去其住宿的房間，并簡單介紹周圍的情況和開會的要求。

    會議簽到工作通常包括迎賓、簽到登記、交費(fèi)、領(lǐng)取會議資料和各種票證等。

     會議活動組織人員應(yīng)到賓館或會場人口處迎接與會者并安排與會人員簽到和登記，然后引導(dǎo)與會者盡快就座。簽到對于各類有選舉、表決內(nèi)容的法定性會議尤為重要，它關(guān)系到是否達(dá)到法定人數(shù)，選舉、表決結(jié)果是否有效的問題。所以必須堅持簽到制度，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好簽到工作。

    小型的會議活動一般采用簽到簿簽到的辦法，與會人員到會時在會務(wù)秘書準(zhǔn)備好的簽到簿上簽名(一般還應(yīng)注明單位和職務(wù)）。人數(shù)較少的小型會議或例會，也可由會務(wù)秘書按照預(yù)先確定的應(yīng)到會人員名單逐一進(jìn)行簽到，來—人劃一人，這樣可以隨時掌握到會人員情況，且不必打擾與會者。當(dāng)然，要采取這種簽到辦法，會務(wù)秘書必須認(rèn)識全部或絕大多數(shù)與會者，這就向會務(wù)秘書提出了一個熟悉到會人員的要求。

    有的重要會議采用手工簽到卡或電子簽到卡的辦法。有些會議要求與會者要在胸卡及其存根上簽上自己的名字，才能進(jìn)入會議場所。

    而作為會議秘書，在登記號到會人員之后也需要將到場情況告知會議主持人，并對未與會者發(fā)出催請信息。

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