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周年慶即為企業(yè)成立周歲慶典，都是逢五、逢十進(jìn)行的。即在本單位成立五周年、十周年、二十周年、三十周年以及其的倍數(shù)的時(shí)候進(jìn)行。周年慶典不只是一個(gè)簡(jiǎn)單的程序化慶典活動(dòng)，而是一個(gè)企業(yè)團(tuán)體已經(jīng)步上正軌、茁壯成長(zhǎng)的表現(xiàn)。
怎么樣舉辦一場(chǎng)企業(yè)的周年慶呢？從周年慶整體氛圍、活動(dòng)效果、布局排場(chǎng)、出席領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓、致辭發(fā)言、現(xiàn)場(chǎng)節(jié)目等環(huán)節(jié)，都要力求做到最好的規(guī)劃，最好的安排。 那么一場(chǎng)成功的周年慶活動(dòng)，到底如何策劃呢？
廣州專業(yè)的周年慶策劃公司會(huì)從活動(dòng)的場(chǎng)地規(guī)劃、周年慶的流程上進(jìn)行創(chuàng)意的建議安排，讓周年慶活動(dòng)可以很好的展示給領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、公司員工。
第一，從活動(dòng)概述上理解
1、背景介紹+發(fā)展目標(biāo)
周年慶典不止是為了給公司企業(yè)慶生，更是為了總結(jié)企業(yè)發(fā)展歷程、展望企業(yè)未來(lái)，所以要在總結(jié)的基礎(chǔ)上做好過(guò)去和現(xiàn)狀的梳理，并提出新的發(fā)展目標(biāo)，包括業(yè)務(wù)、人才、管理、合作等多個(gè)維度。
2、時(shí)間的安排
周年慶時(shí)間也不需要嚴(yán)格按照實(shí)際的創(chuàng)辦日期來(lái)定，前后一段時(shí)間都可以，但是要記得避開節(jié)假日和行業(yè)重要節(jié)點(diǎn)，方便嘉賓邀約和產(chǎn)生更廣闊的影響。
3、場(chǎng)地的選定
一場(chǎng)周年慶的活動(dòng)場(chǎng)地是需要謹(jǐn)慎挑選的。一般來(lái)說(shuō)，公司周年慶場(chǎng)所無(wú)非是自家公司場(chǎng)地或者酒店，IT行業(yè)，創(chuàng)新行業(yè)可能會(huì)選擇一些創(chuàng)意園作為活動(dòng)的場(chǎng)地，這取決于活動(dòng)量級(jí)和活動(dòng)的需求，如果自己場(chǎng)地足夠，符合活動(dòng)要求那么就可以在公司內(nèi)部的場(chǎng)地舉辦，搭建相應(yīng)的場(chǎng)地即可。但如果場(chǎng)地不合適，或者想要更好的效果，那么就可以選擇外面的酒店或者租賃其他場(chǎng)地。
在場(chǎng)地選擇上，要考慮以下幾個(gè)因素：1、交通便利性；2、配套設(shè)施，可以安排主會(huì)場(chǎng)、外圍展示區(qū)、展示區(qū)、合影區(qū)、簽到區(qū)等等的規(guī)劃；3、場(chǎng)地是否具備足夠的停車空間；4、活動(dòng)場(chǎng)地容納人數(shù)（考慮課桌式的擺放，還是晚宴圓桌式的擺放）。
場(chǎng)地最好選擇交通位置較好的酒店，方便五湖四海到來(lái)的嘉賓，試想一下，周年慶都開始遠(yuǎn)道而來(lái)的嘉賓還堵在酒店不遠(yuǎn)處的要道上，或者光是找到酒店所在就繞了好幾條路，那么嘉賓對(duì)于周年慶的印象就大打折扣了。
周年慶舉辦前要大致估算下嘉賓和主辦方人員，要確保酒店要要足夠的活動(dòng)空間剛好容納總體人數(shù)，選擇太大的空間會(huì)顯得人數(shù)冷清，選擇太小的空間則顯得擁擠。另外選擇好場(chǎng)地后，安排專業(yè)的策劃公司進(jìn)行場(chǎng)地規(guī)劃：比如舞臺(tái)搭建，大屏幕、音響設(shè)備、燈光等，如果是酒店原有的設(shè)備，就要溝通清楚是否滿足活動(dòng)需求，一般酒店的設(shè)備沒有專業(yè)的人員操控，或者設(shè)備很多損壞的，只能試用平時(shí)簡(jiǎn)單會(huì)議講話，但是一場(chǎng)隆重周年慶都是要專業(yè)設(shè)備和專業(yè)的團(tuán)隊(duì)去運(yùn)營(yíng)執(zhí)行的。
由于周年慶外來(lái)嘉賓眾多，停車位很可能面臨不夠用的情況，那么要么選擇停車場(chǎng)所夠大的酒店，要么與物業(yè)方協(xié)商，在活動(dòng)當(dāng)天騰出足夠的停車場(chǎng)所，方便嘉賓的到來(lái)。
4、嘉賓
嘉賓的邀約一定要提前確定，先確定嘉賓名單和候選名單，再逐個(gè)聯(lián)系，一定要溝通好時(shí)間、地點(diǎn)，對(duì)于要上臺(tái)致辭的嘉賓也要提前說(shuō)明。為了傳達(dá)更好的企業(yè)形象，可以邀請(qǐng)政府領(lǐng)導(dǎo)、行業(yè)大咖、業(yè)界名人、KOL甚至邀請(qǐng)明星、網(wǎng)紅站臺(tái)。各個(gè)嘉賓一定要妥善溝通，并安排好機(jī)票食宿等問題。另外，有些公司舉辦周年慶時(shí)，會(huì)安排兩場(chǎng)慶典活動(dòng)，一場(chǎng)對(duì)內(nèi)，參與人員為員工、渠道商、經(jīng)銷商、合作伙伴等，一場(chǎng)對(duì)外，參與對(duì)象是媒體和公眾。對(duì)于這種情況，也要對(duì)邀請(qǐng)的嘉賓做好區(qū)分和聯(lián)絡(luò)。
二、活動(dòng)策劃
一場(chǎng)完整的周年慶可以包含發(fā)布會(huì)、簽到入場(chǎng)、精彩回顧、未來(lái)展望、頒獎(jiǎng)盛典、文藝匯演、慶功晚宴等流程，不同流程之間要做好銜接，控制好時(shí)長(zhǎng)，有序開展。
周年慶發(fā)布會(huì)可以安排在慶典活動(dòng)之前，邀請(qǐng)相關(guān)媒體參加，由董事長(zhǎng)、總經(jīng)理等企業(yè)高層接受媒體采訪，回答媒體提問，并發(fā)布通稿為活動(dòng)預(yù)熱造勢(shì)。
簽到入場(chǎng)就是周年慶真正開始了，要安排好接待人員做好引導(dǎo)和服務(wù)，比如走紅毯、在背景墻簽名等，企業(yè)高層要做好對(duì)重要嘉賓的接待和歡迎，攝影師要負(fù)責(zé)拍照留念，利于素材存檔和企業(yè)宣發(fā)。
嘉賓步入會(huì)場(chǎng)后，先播放企業(yè)宣傳片，隨后活動(dòng)準(zhǔn)時(shí)開始，由主持人上臺(tái)開場(chǎng)，并隆重介紹到場(chǎng)嘉賓，并邀請(qǐng)主要領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓上臺(tái)致辭，并播放相關(guān)PPT等文件，展示公司過(guò)去所取得的輝煌成就，暢想接下來(lái)的宏偉目標(biāo)。
在不同的環(huán)節(jié)中可以適當(dāng)穿插暖場(chǎng)節(jié)目，歌舞、魔術(shù)、沙畫、抽獎(jiǎng)、相聲等，或者融入了企業(yè)產(chǎn)品的節(jié)目也可以，節(jié)目表演可以由外包的專業(yè)團(tuán)隊(duì)來(lái)承包，也可以由公司的內(nèi)部員工自編自導(dǎo)后上臺(tái)匯演。
接下來(lái)就可以進(jìn)行周年慶頒獎(jiǎng)盛典，宣布優(yōu)秀員工、十佳員工、先進(jìn)事業(yè)部、特殊貢獻(xiàn)獎(jiǎng)等獎(jiǎng)項(xiàng)的歸屬，然后邀請(qǐng)員工代表發(fā)表獲獎(jiǎng)感言，與全場(chǎng)嘉賓分享下自身如何見證公司的成長(zhǎng)。
最后，便是晚宴環(huán)節(jié)，在迎賓人員的引領(lǐng)下大家入場(chǎng)，隨后由董事長(zhǎng)等高層致敬酒辭，并宣布晚宴開始，觥籌交錯(cuò)間還可以穿插游戲、抽獎(jiǎng)等環(huán)節(jié)，讓現(xiàn)場(chǎng)氣氛推向高潮。
在整場(chǎng)的周年慶活動(dòng)中，為了打造可以更好的效果，應(yīng)該注意以下細(xì)節(jié)。
1、周年慶要有一個(gè)明確的主題，并圍繞主題撰寫一句主題SLOGAN，活動(dòng)要緊扣主題來(lái)開展，并以此作為活動(dòng)的重點(diǎn)來(lái)宣傳。
2、主持人方面，可以聘請(qǐng)當(dāng)?shù)氐闹鞒秩耍部梢云刚?qǐng)播音主持系的實(shí)習(xí)生來(lái)主持，專業(yè)的主持人有著更好的控場(chǎng)能力，能夠更好的把握各個(gè)流程，并調(diào)節(jié)現(xiàn)場(chǎng)氣氛。
3、嘉賓邀約時(shí)，可以以H5邀請(qǐng)函的形式發(fā)放，可以包含活動(dòng)主題、現(xiàn)場(chǎng)流程、出席嘉賓、酒店路線甚至停車信息，并以酷炫音樂和燃情音樂烘托，顯得高大上。
4、如果預(yù)算夠，又追求極致效果，那么3D全息投影投影舞臺(tái)是一個(gè)很好的選擇。
5、現(xiàn)場(chǎng)的一些布置細(xì)節(jié)其實(shí)也能加分很多，比如講塑料瓶裝水改成玻璃水瓶的，老套俗氣的鮮花改成小型的簡(jiǎn)單花卉，傳統(tǒng)的宣傳資料換成環(huán)保材料包裝，并找審美好點(diǎn)的公司設(shè)計(jì)排版等。
6、現(xiàn)場(chǎng)的禮儀人員要著裝統(tǒng)一，而且盡量避免那種千篇一律、一股廉價(jià)感的旗袍，追求那種有檔次然后能讓人一眼看出是工作人員的服裝，然后要有專業(yè)的素養(yǎng)，話術(shù)統(tǒng)一，要能幫助嘉賓解決問題。別等媒體人員過(guò)來(lái)問廁所、出口在哪都不知道，那么整體印象都不會(huì)好到哪里去。
7、活動(dòng)流程的時(shí)間控制一定要設(shè)置好。周年慶不是行業(yè)交流會(huì)，你給到各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的致辭稿不要寫太長(zhǎng)，不然領(lǐng)導(dǎo)念得難受，嘉賓也聽的沒有耐心，控制在3-15分鐘之內(nèi)，同時(shí)要估算各個(gè)流程的大致時(shí)間，控制好整體時(shí)長(zhǎng)，盡量不要超過(guò)3個(gè)小時(shí)（不包括晚宴）。
三、活動(dòng)管理
活動(dòng)管理包含物料制作及采購(gòu)、流程細(xì)化及確認(rèn)、后期總結(jié)等。
物料方面有慶典舞臺(tái)背景板、周年慶的宣傳片、簽到處布景板、拱形門、歷程墻、戶外就有空飄氣球、彩旗、指示牌、橫幅、海報(bào)、周年慶手提袋、慶典文化衫、宣傳畫冊(cè)、邀請(qǐng)函、嘉賓禮品、抽獎(jiǎng)禮品、會(huì)場(chǎng)鮮花、桌椅、易拉寶、展架、通稿、媒體打包材料等。
現(xiàn)場(chǎng)細(xì)化及確認(rèn)是指要反復(fù)思考各個(gè)環(huán)節(jié)的流程是否有疏漏，以及如何分配人員到具體的事務(wù)。比如簽到、來(lái)賓、演員、禮儀、主持人、燈光師、攝影攝像、會(huì)場(chǎng)、晚宴等各個(gè)部分都要確認(rèn)流程，并有專人對(duì)接，保證現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施沒有差錯(cuò)。比如演員禮儀管理這塊，就要找到專人負(fù)責(zé)演出工作、提前彩排、發(fā)放演出流程、樂隊(duì)人員管理、禮儀人員培訓(xùn)、統(tǒng)一著裝等。
在后期總結(jié)上，要做好文字、圖片、音頻、視頻等素材的整理和存檔，并做好活動(dòng)物料的消耗和清點(diǎn)，并對(duì)整個(gè)活動(dòng)進(jìn)行書面的總結(jié)報(bào)告，分析亮點(diǎn)與不足，最終制作多媒體回顧光盤。
總之一場(chǎng)周年慶活動(dòng)是一個(gè)精細(xì)化管理的過(guò)程，不是簡(jiǎn)單普通的自己公司內(nèi)部年會(huì)，所以一定是需要專業(yè)的周年慶策劃公司從前期到活動(dòng)當(dāng)天的專業(yè)執(zhí)行。
四、應(yīng)急預(yù)案
在專業(yè)的慶典策劃公司中，會(huì)反復(fù)提到“確認(rèn)執(zhí)行細(xì)節(jié)”，這是因?yàn)榘l(fā)布會(huì)本身及其復(fù)雜，包含著很多個(gè)細(xì)節(jié)，而某個(gè)細(xì)節(jié)出現(xiàn)問題，都可能導(dǎo)致慶典產(chǎn)生缺憾。所以需要在活動(dòng)前和活動(dòng)中不斷發(fā)現(xiàn)問題、預(yù)防問題、檢查問題，避免出現(xiàn)紕漏。
在慶典前，要進(jìn)行場(chǎng)地考察，安排專人與場(chǎng)地方進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，細(xì)致了解會(huì)場(chǎng)情況，包括場(chǎng)地大小、應(yīng)急電源、活動(dòng)設(shè)備、防火通道等，同時(shí)要關(guān)注當(dāng)天的天氣情況，要針對(duì)特殊情況準(zhǔn)備備選方案，并建立應(yīng)急小組。
在慶典中和慶典后，要有物品保管和人身提示，同時(shí)做好重要物料的查驗(yàn)，比如現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備（包括筆記本電腦）要在前后多次進(jìn)行檢查，確保良好運(yùn)轉(zhuǎn)，特別是活動(dòng)文件，要準(zhǔn)備好兩臺(tái)筆記本備份，以防意外發(fā)生可以及時(shí)應(yīng)對(duì)。
還有用電問題，要保證用電的正常使用，自己親自做好功率測(cè)試，不然現(xiàn)場(chǎng)弄到一半跳閘就很尷尬了，還有現(xiàn)場(chǎng)有沒有應(yīng)急電源，比如所在地區(qū)突發(fā)停電能不能保證繼續(xù)供電。又比如PPT翻頁(yè)筆至少準(zhǔn)備兩支，打印機(jī)要搬到現(xiàn)場(chǎng)等。
五、團(tuán)隊(duì)架構(gòu)
整個(gè)周年慶的籌備要建立相應(yīng)的團(tuán)隊(duì)，挑選組長(zhǎng)和各個(gè)部分成員，比如會(huì)務(wù)組、接待組、演出組、宣傳組、禮儀組、后勤組、安保組、財(cái)務(wù)組等，同時(shí)各個(gè)成員要做好相應(yīng)的溝通和培訓(xùn)，要明確各組乃至個(gè)人的指責(zé)分配，保證團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行和協(xié)作，這樣才能為周年慶的完美展開提供基礎(chǔ)。
一場(chǎng)完美的公司周年慶活動(dòng)并非易事，往往是整個(gè)公司無(wú)間協(xié)作下來(lái)的成果，除了好的方案外，精準(zhǔn)的執(zhí)行更是必不可少。只有這樣，才能保證優(yōu)秀方案的成功落地，才能打造卓越的傳播效果，才能讓企業(yè)的良好形象深入人心。
